آداب حضور در نمایشگاه های بین المللی
نمایشگاه های بین المللی به ویژه تجاری و صنعتی قلب تپنده ی تعاملات بازرگانی و فناوری هستند. جایی که شرکت ها فرصت دارند خود را معرفی کنند و روابط جدید بسازند و بتوانند مسیر همکاری های آینده را هموار کنند. اما حضور در نمایشگاه تنها به نصب غرفه و حضور فیزیکی خلاصه نمی شود؛ موفقیت در این رویداد نتیجه ی آمادگی هدفمند، ارتباطات موثر در حین برگزاری رویداد و پیگیری دقیق پس از پایان نمایشگاه است.
الف. پیش از نمایشگاه: برنامه ریزی و هماهنگی حرفه ای
پیش از هر چیز باید مشخص شود که از حضور در نمایشگاه چه می خواهیم؛ معرفی برند یا محصول جدید، جذب نماینده یا توزیع کننده، یافتن تامین کننده ی قابل اعتماد و یا توسعه ی ارتباط با مشتریان فعلی؛ بنابراین هر هدف استراتژی مخصوص خود را می طلبد.
بسیاری از نمایشگاه های بین المللی و صنعتی، سامانه های آنلاین یا اپلیکیشن هایی برای ارتباط پیش از رویداد دارند. با استفاده از آن ها می توان با تامین کنندگان، خریداران و هم صنفی ها از قبل ارتباط گرفت، پیش نویس قراردادها را تنظیم نمود، زمان و مکان جلسات را تعیین کرد و برای هر جلسه هدف مشخصی تعیین نمود؛ مثل بررسی امکان خرید مشترک یا صادرات مشترک. اگر چنین سامانه ای وجود ندارد می توان از طریق ایمیل یا لینکدین برنامه ریزی کرد. بهتر است فایل اکسل یا CRM داخلی برای ثبت اطلاعات و زمان جلسات داشته باشید تا هیچ فرصتی از دست نرود.
بروشورها، نمونه ی محصولات، ویدیوهای معرفی محصول یا خدمت و حتی پاورپوینت جلسات B2B را از قبل آماده کنید. کارت ویزیت دیجیتال یا QR Code برای صرفه جویی در زمان بسیار مفید است. همچنین آموزش تیم غرفه داری ضروری است؛ هر نفر باید بداند چه بگوید، چطور گوش دهد و چه اطلاعاتی را ثبت کند.
ب. در طول نمایشگاه: تعامل هدفمند و حرفه ای
رفتار تیم غرفه، بیش از طراحی فیزیکی غرفه، تصویر برند شما را می سازد. لبخند، پوشش مناسب و یکدست، زبان بدن باز و شروع گفت و گو با جملات ساده اما محترمانه، فضای تعامل را گرم می کند. از گفت و گو های شخصی یا نشستن با حالت خسته بپرهیزید. بازدیدکننده را تشویق کنید سوال بپرسد و اجازه دهید حس کند “شنیده می شود” .
در نمایشگاه های تجاری، جلسات B2B شریان اصلی ارتباطات هستند. برای اثربخشی بیشتر، زمان بندی دقیق و پوشه ی آماده برای هر جلسه داشته باشید. جلسه را کوتاه و هدفمند نگه دارید؛ در 15 الی 20 دقیقه نکات کلیدی مانند قیمت و ظرفیت های همکاری را مرور کنید. در پایان با تشکر و توافق بر یک گام بعدی مثل ارسال پروپوزال یا نمونه محصول جلسه را جمع بندی کنید.
حضور فعال در کارگاه های آموزشی، نشست های تخصصی یا پنل های گفت و گو با هم صنفان باعث می شود با روندهای جدید صنعت آشنا شوید، شناخت بهتری نسبت به وضعیت فعلی شرکت پیدا کنید، با متخصصان و تصمیم گیرندگان هم سطح ارتباط بگیرید و برند شما به عنوان شرکتی یادگیرنده و به روز شناخته شود. اگر فرصت سخنرانی یا ارائه ی کوتاه دارید حتما استفاده کنید؛ حتی چند دقیقه معرفی حرفه ای می تواند اثرگذار باشد.
ج. ثبت اطلاعات و تحلیل در حین رویداد
یکی از بزرگ ترین اشتباهات شرکت ها این است که اطلاعات بازدیدکنندگان را فقط از طریق کارت ها جمع می کنند و پس از پایان نمایشگاه مفقود می شود؛ بهتر است یک فرم ثبت بازدیدکننده بصورت کاغذی یا دیجیتال داشته باشید تا نام، حوزه فعالیت، علاقه، اطلاعات تماس و درخواست هر نفر ثبت شود. در پایان هر روز این داده ها را وارد فایل اصلی کنید و اولویت بندی انجام دهید. حتی اگر تیم کوچکی دارید این کار را منظم انجام دهید تا پس از نمایشگاه سردرگم نشوید.
د. پس از نمایشگاه: تبدیل ارتباط به همکاری
نمایشگاه با جمع شدن غرفه تمام نمی شود. ظرف 3 تا 5 روز کاری پس از رویداد، با همه ی افراد کلیدی تماس بگیرید یا پیام تشکر بفرستید. برای مشتریان بالقوه، فایل معرفی رسمی، پیشنهاد قیمت یا نمونه محصول ارسال کنید. برای تامین کنندگان، جلسه آنلاین پیگیری ترتیب دهید و برای تیم داخلی، جلسه بازخورد برگزار کنید تا نقاط قوت و ضعف حضور در نمایشگاه مشخص شود.
جمع آوری داده های بازدیدکنندگان، جلسه ها و بازخوردها به شما کمک می کند تا نرخ بازگشت سرمایه نمایشگاه را محاسبه کنید، تصمیم بگیرید کدام نمایشگاه ها ارزش بازدید دارند و برای دوره ی بعدی استراتژی بهتری تدوین کنید.
موفقیت در نمایشگاه یعنی استفاده ازتمام ظرفیت های آن از جمله روابط عمومی و رسانه ها مثل مصاحبه، عکس، خبررسانی در شبکه های اجتماعی، همکاری های جانبی با غرفه های مجاور یا هم صنفی ها، ارزیابی رقبا برای شناخت روند بازار و تقویت برند تجاری و نیز برند شخصی اعضای تیم از طریق رفتار حرفه ای، تعاملات اجتماعی و رعایت صداقت حین مذاکره.
بنابراین نمایشگاه فقط یک رویداد نیست؛ یک فرایند است. از لحظه ی تصمیم برای شرکت تا ماه ها بعد از پایان آن، هر قدم باید با هدف و نظم همراه باشد. حضور موفق در نمایشگاه زمانی رقم می خورد که شرکت کننده بتواند از هر گفت و گو و هرجلسه ارزش واقعی خلق نماید.